Oggi possiamo trattare insieme un argomento molto sensibile per i Travel Manager nazionali e internazionali: I VISTI PER I VIAGGI DI LAVORO. Comincerei tale rubrica con una meta molto battuta negli ultimi anni, la Cina, questo perché gli ultimi sondaggi dichiarano che il mercato cinese stia raggiungendo livelli di business, che superano anche quello statunitense.
Le aziende riconoscono l’importanza dei viaggi d’affari come elemento che contribuisce alla crescita del fatturato e, per questo, sono alla ricerca di sistemi più efficienti e moderni per gestire gli spostamenti di lavoro dei propri collaboratori o dei manager stessi. Pertanto, è fondamentale gestire con efficacia la richiesta della BUSINESS VISA.
La prima cosa da controllare è…HA IL PASSAPORTO? Battute a parte, non so se vi sarà capitato anche a voi, ma a me è capitato di viaggiatori neofiti che non avevano neanche la base per la partenza, ma questo sarà un altro tema da affrontare, su “come si istruisce un viaggiatore alle prima armi”.
Tornando a noi, quando prendiamo in carico un viaggio verso questi paesi internazionali, è sempre opportuno, capire quante pagine libere del passaporto ha il viaggiatore (alcuni paesi richiedono un numero specifico di pagine consecutive disponibili, ad esempio nr.2 per la Cina) e che tipologia di timbri ci siano sopra, dov’è stato il viaggiatore negli ultimi anni? Prendete sempre in mano il passaporto, e fatevene una copia per i coloro che definite trasfertisti abituali, vi aiuterà a crearvi un archivio utile per la compilazione dei documenti. Tutti i luoghi visitati dai nostri traveller sul loro passaporto, possono cambiare la documentazione necessaria per la richiesta, e allungare i tempi per l’ottenimento del visto.
Sembra una banalità, ma più avanti vi spiegherò perché così non è. Per aiutarvi a scoprire situazioni particolari, consiglio sempre di controllare il sito http://www.viaggiaresicuri.it/home.html . Fornisce delle informazioni sempre aggiornate e che permettono di evitare degli intoppi, che dilungherebbero i controlli alle dogane. Anche la comunità di Travel for business, può dare il via a spunti di management della trasferta, a cui non avevate pensato. Al momento, se ricerchiamo REPUBBLICA POPOLARE CINESE su Viaggiare sicuri, troviamo la frase: “Si sono recentemente registrati casi di diniego del visto in presenza sul passaporto di timbri o visti di paesi mediorientali o della Turchia”. Cosa comporta per noi Travel Manager? Entriamo nel dettaglio della richiesta: per il visto affari chiamato visto “M”.
Il visto per viaggiare per affari in CINA, problemi e soluzioni
Nell’ultimo periodo i consolati cinesi in Italia analizzano in maniera scrupolosa il passaporto. Le richieste visto d’ingresso sappiamo che vanno indirizzate, anche attraverso agenzie turistiche, alle Rappresentanze diplomatico-consolari cinesi in Italia (per maggiori informazioni su modalità e documentazione richiesta vedi: www.fmprc.gov.cn).
Ma è più di un anno che c’è questa situazione “particolare”, anche se solo da poco si è deciso di metter un Alert pubblico, in quanto molte agenzie che si occupano di pratiche di Visto, hanno segnalato alla Farnesina/Siti specializzati tale problematica. Questi dinieghi, derivano dalla posizione strategica della Turchia nei confronti della Siria/Iraq/Iran, fonti ufficiose dichiarano che ci sia un allarme terrorismo, che porti la Cina a predisporre dei controlli maggiori: si teme che una popolazione separatista mongola, addestri personale in Siria, usando la Turchia come porto per gli spostamenti verso gli altri paesi.
Per i viaggi in Turchia, consiglio ai Manager/viaggiatori che hanno sedi in loco ed effettuano viaggi frequenti, di usare la carta d’identità per evitare di avere timbri sul passaporto. Se invece i viaggi sono stati effettuati anche in Siria/Iran, bisognerebbe avere il doppio passaporto; Perché quest’ultimi paesi, risultano problematici anche nei viaggi verso gli Stati Uniti.
Per i passaporti emessi nel 2015 il consolato Cinese inoltre, a seguito del rafforzamento delle disposizioni contenute nel Visa Waiver Program Improvement and Terrorist Travel Prevention Act del 2015 come avvenuto in America, richiede di compilare la “Dichiarazione nuovo passaporto” , dove andranno elencati tutti i viaggi effettuati dal 01/01/2015 fino alla data prevista per la partenza. Questo anche se il passaporto è stato emesso a metà anno, andranno ugualmente prodotti sul modulo l’elenco dei viaggi ante emissione passaporto. Su questa dichiarazione occorre inserire tutti i viaggi effettuati all’estero, se il numero di viaggi è superiore a quelli inseribili nella griglia del modulo, bisogna proseguire stampando altre pagine del form. Inseriamo l’elenco dei paesi dando priorità a quelli cinesi (sono la prima cosa che hanno modo di controllare) e saltando i paesi Europei, inseriamo sempre quelli di cui risulta il passaggio sul passaporto, tramite timbro di ingresso/uscita.
Mi piacerebbe dirvi che è tutto qui, ma purtroppo non è cosi, per i viaggiatori andati nei paesi sopra elencati, bisogna integrare un auto-dichiarazione attestante viaggi nei paesi a rischio degli ultimi 2 anni. Dove il viaggiatore su carta intestata aziendale, indirizzata al consolato cinese in Italia (Milano o Roma) indica: Io sottoscritto xx, avente passaporto nr.xx, dichiaro di aver viaggiato negli ultimi due anni nei seguenti luoghi (Nome del Paese a rischio, data di ingresso/uscita, motivazione della visita dettagliata) e firma in originale.
Qualora il consolato, non fosse convinto della documentazione sopra elencata, potrà richiedere un colloquio presso le ambasciate di Milano o Roma. Tale colloquio servirà per schedare il viaggiatore, gli verranno prese le impronte digitali e dovrà spiegare i motivi della sua trasferta di lavoro. Siamo consapevoli che il vostro Ceo o il nuovo dipendente dell’azienda, non sarà uno dei più efferati criminali del pianeta, ma la Cina ha un pregio sotto questo profilo, quando inserisce una norma non ci sono deroghe in base allo status sociale. Viene attivata su chiunque: dal grande direttore di banca al piccolo operaio della catena di montaggio che va in trasferta per lavoro, una cosa che trovo paritaria e corretta anche se nel nostro caso, non ci snellisce le pratiche. Pertanto, avvisate sempre di questo “rischio”.
Documenti standard per la richiesta di visto per lavoro in Cina
Tutta questa documentazione va allegata, ai documenti standard previsti per le richieste di visto per lavoro in Cina:
- Modulo Visto Cina – da scaricare, stampare e compilare in tutte le sue parti, compresa la parte sul nucleo familiare e facendo attenzione a specificare bene l’itinerario completo, poiché non vengono accettati moduli incompleti (in alternativa il modulo può essere compilato online tramite il sito Cvacs, ma il modulo va comunque stampato e allegato alla restante documentazione da inviare con corriere/o da portare in consolato a seconda delle vs abitudini)
- Passaporto valido almeno 6 mesi con due pagine libere consecutive, in originale da spedire e una copia della pagina dove si trova il numero del passaporto, la foto e i dati del viaggiatore.
- Foto recente formato passaporto su sfondo bianco, ci sono delle misure standard da rispettare.
- Operativo dei voli per la Cina di andata e ritorno, fatevi aiutare dalla vostra agenzia, o producete un piano voli modificabile, in caso di ritardi di consegna del visto. E’ una documentazione necessaria da inoltrare insieme agli altri documenti, mentre l’hotel puo’ esser definito in maniera secondaria.
- Lettera d’invito dell’azienda cinese o dell’ente che si trova in Cina su carta intestata* – va bene anche una copia, un fax o una stampata, ma il consolato potrebbe richiedere l’originale. Effettuate una stampa a colori dove il timbro cinese che è di colore rosso, sia ben visibile, potrebbe evitarvi la richiesta degli originali.
Possiamo richiedere il visto con procedura Urgente, per viaggi da organizzare per meeting “last minute o second” a seconda del vostro capo, che richiedono un riscontro entro 2-3 gg., ricordandovi che tale procedura diventa difficoltosa in presenza di viaggi nei paesi, che per praticità definiremo in “Black List”.
La richiesta ordinaria prevede tempi di attesa di 4-5 gg, per emissione del visto per affari. La validità del visto va dai 3 ai 6 mesi, pertanto consiglio di evitare di effettuare richieste preventive, che non si concludano entro il trimestre con una partenza. Prevenire è meglio che curare, ma non esageriamo con l’eccessiva pianificazione, dettata dalla nostra deformazione professionale.
Ovviamente è possibile andare in Cina usando il visto turistico “L” per brevi permanenze, in maniera occasionale. Durata massima di 30 gg, e con un solo ingresso/uscita dal paese, non si necessita di lettera d’invito, ma diventa necessario avere prenotazione Hotel, oltre il piano voli.
Se vi fossero dubbi inerenti a come impostare la lettera d’invito, o altri approfondimenti, non esitate a chiedere ragguagli, sono a vostra disposizione.
Anna Vessuti
