In un contesto geopolitico sempre più a rischio è necessario, prima e durante una trasferta, riuscire a ottenere informazioni di dettaglio sul paese che si vuole visitare per lavoro o per piacere.
Una situazione assolutamente indispensabile anche per le aziende che devono conoscere in tempo reale i movimenti del proprio personale in viaggio e provvedere ad azioni di soccorso e/o di rimpatrio in caso di bisogno.
Infatti, le aziende sono tenute al rispetto delle particolari misure imposte da leggi e regolamentazioni in materia anti infortunistica come segue:
Obbligo del datore di lavoro: procedure di tutela del lavoratore inviato all’estero
“La giurisprudenza della Suprema Corte, Cass. pen., sez. IV, 5 Febbraio 2014, n. 2626, sottolinea che “seppure è vero che l’art. 2087 c.c. non introduce una responsabilità oggettiva del datore di lavoro, è altrettanto vero che, per la sua natura di norma di chiusura del sistema di sicurezza, esso obbliga il datore di lavoro non solo al rispetto delle particolari misure imposte da leggi e regolamenti in materia anti infortunistica, ma anche all’adozione di tutte le altre misure che risultino, secondo la particolarità del lavoro, l’esperienza e la tecnica, necessarie a tutelare l’integrità fisica dei lavoratore, salvi i casi di comportamenti o atti abnormi ed imprevedibili del lavoratore medesimo, ma non di colpa di quest’ultimo.
In sostanza le norme dettate in tema di prevenzione degli infortuni sul lavoro, tese ad impedire l’insorgenza di situazioni pericolose, sono dirette a tutelare il lavoratore non solo dagli incidenti derivanti dalla sua disattenzione, ma anche da quelli ascrivibili ad imperizia, negligenza ed imprudenza dello stesso, con la conseguenza che il datore di lavoro è sempre responsabile dell’infortunio occorso al lavoratore, sia quando ometta di adottare le idonee misure protettive, sia quando non accerti e vigili che di queste misure venga fatto effettivamente uso da parte del dipendente (…)”.
Di conseguenza, il datore di lavoro è tenuto a garantire sicurezza anche attraverso tutti i controlli delle varie fasi di viaggio, a partire dalla pianificazione di una trasferta.
Si tratta, insomma, di dimostrare massima efficienza e attenzione per ogni tipo di rischio e di natura che potrebbero insorgere durante un viaggio per scopi professionali.
Si consideri, inoltre, che nell’ultimo biennio, nonostante i rischi siano notevolmente aumentati a causa degli attentati di terrorismo o per eventi naturali come alluvioni e terremoti, le trasferte all’estero non hanno visto nessun calo, ma hanno invece registrato interessanti aumenti grazie all’espansione dei mercati e la progressiva internazionalizzazione.
La gestione della sicurezza per i viaggi di lavoro
Alla luce di questi aspetti, l’azienda e soprattutto il Travel Manger devono porre maggiore attenzione agli aspetti di Safe and Security in ambito Travel.
Ma su quali concentrarsi?
Secondo la nostra esperienza, riteniamo siano fondamentali quattro aspetti:
- Controllare i documenti personali e anagrafici dei dipendenti che si muovono in trasferta. Tra questi anche quello della verifica delle scadenze ed eventuali visti per specifiche destinazioni.
- Creare delle schede legate alle attività svolte da ogni dipendente che è stato in trasferta. Un sistema che risulterà estremamente valido per valutare l’esperienza maturata nei precedenti viaggi, le eventuali carenze e gap da colmare prima di autorizzare nuovi viaggi di lavoro.
- Manutenere e aggiornare delle schede d’informazione Paese con informazioni circa la situazione geopolitica, gli eventuali rischi, le leggi e le norme che regolano il rapporto di lavoro sul posto, ma anche le informazioni necessarie per i visti d’ingresso, così come eventuali limitazioni previste (alcol, strumenti informatici, medicinali ecc.).
- Programmare, attraverso un dettagliato piano di viaggio, la reperibilità continua del personale dipendente in termini di orari e spostamenti.
Le quattro attività sopra indicate comportano, però, una operatività supplementare e una organizzazione più complessa per l’azienda; è quindi necessario digitalizzare il processo per risolvere il tutto in modo più armonico, oltre che ridurre i costi di organizzazione o di imprevisti.
Gli strumenti idonei per l’organizzazione di una trasferta
Tra le diverse soluzioni presenti sul mercato di viaggi di lavoro, il Software di gestione note spese e trasferte Sarce Travel sembra rispendere molto bene alle necessità delle aziende e soprattutto alle norme imposte dall’Italia. Ad esempio, il pannello delle informazioni anagrafiche genera in automatico le segnalazioni dei dipendenti che si recano temporaneamente all’estero sul sito del Ministero degli Affari Esteri; questo è completo di tutti i dati utili per pianificare con maggiore rapidità e precisione interventi di soccorso.
Sempre nel pannello di gestione, le schede dei viaggiatori sono di facile lettura e permettono di consultare in tempo reale il “piano viaggio” con tutte le tappe e gli spostamenti del dipendente. Se il Signor Rossi dovesse modificare il suo itinerario di viaggio, il sistema aggiorna immediatamente il suo “travel program” e potrà essere contattato in qualsiasi momento anche in caso di necessità o rischio.
Tra le importanti e diverse funzionalità, il software di Sarce offre anche la possibilità di controllare in automatico i documenti del trasfertista, incrociando le informazioni con i requisiti della destinazione e del paese. Se non vi è conformità tra questi o c’è un problema, il software genera un alert al Travel Manager perché possa intervenire immediatamente.
Il software è inoltre molto “intelligente” in quanto analizza anche il livello di importanza del problema dando al Travel Manager informazioni sul livello di priorità da risolvere.
Sicurezza e semplicità sono quindi parole chiave per gestire in modo produttivo il processo di una trasferta, fermo restando che i rischi di viaggio devono sempre essere adeguatamente previsti e che azienda e dipendenti adottino tutte le misure di protezione necessaria.
i.p.
