Gestire al meglio la flotta aziendale è una necessità crescente per molte aziende. In questo articolo vi spieghiamo come migliorare l’utilizzo della flotta aziendale di autoveicoli.
Le flotte sono di solito composte da due tipologie di veicoli: ad uso promiscuo e da veicoli strumentali.
Nel primo caso normalmente essendo il bene assegnato a una singola persona, la pratica si presenta senza particolari complicazioni; risulta infatti sufficiente definire le ripartizioni dei costi tra azienda e utilizzatore, nonché le responsabilità e gli obblighi delle parti. L’auto viene gestita quasi sempre in maniera diretta dall’utilizzatore, che segue le prescrizioni dei contratti di noleggio a lungo termine o di full-leasing. Questi contratti prevedono la manutenzione ordinaria e straordinaria e svincolano l’azienda da obblighi e responsabilità dirette.
Invece la flotta aziendale ad uso promiscuo, messa a disposizione per le necessità di spostamento di tecnici o manager, che prevede l’utilizzo delle vetture da parte di persone diverse, genera maggiori difficoltà nella gestione: prenotazione, uso e controllo.
Soffermiamoci quindi ad approfondire questi aspetti, per individuarne le problematica e le possibili azioni di miglioramento.
Inutile dire che, più le aziende sono di grandi dimensioni, con molte sedi o filiali dislocate sul territorio nazionale, maggiori sono i problemi e le anomalie gestionali che si manifestano.
Molte aziende si affidano ancora ad una gestione “manuale” del loro parco auto utilizzando semplici quadernetti o fogli Excel condivisi, per le prenotazioni. Effettuano controlli per determinare tragitti e orari di utilizzo, solo attraverso il monitoraggio dei passaggi del telepass o dei rifornimenti di carburante.
Infatti, nonostante vi siano sul mercato molti validi sistemi software per gestire le flotte e rispondere alle esigenze dell’azienda, si utilizzano metodi che portano via molto tempo e danno risultano poco attendibili. La tecnologia ci consente, ad esempio, attraverso un portachiavi elettronico personalizzato di riconoscere l’utilizzatore di un’auto, il percorso, la velocità, i rifornimenti di carburante e i consumi. Si può addirittura impedire la messa in moto se il veicolo si trova fuori da un’area definita o fuori dagli orari previsti. Ovviamente si possono inserire “alert” automatici, che evitano la spunta manuale dei singoli report, per individuare anomalie, infrazioni stradali che possano mettere a rischio l’incolumità dei passeggeri e programmare la manutenzione e i controlli funzionali del veicolo per aumentarne la sicurezza.
Nel caso di un reclamo da parte del cliente (mancata consegna, ritardo o qualità della merce non adeguata) le aziende che monitorano i dati dei loro servizi, oggi possono rispondere al proprio interlocutore con informazioni certe.
Esistono infatti sistemi che controllano l’efficienza delle celle frigo, la temperatura interna dell’autobus o dell’ambulanza, l’orario delle fermate e delle ripartenze nei servizi di trasporto. Questi sono solo alcuni esempi di dati oggettivi che possono supportare la verifica della qualità del servizio erogato.
Anche la gestione della prenotazione dell’auto da parte degli utilizzatori può essere gestita dal software. In base all’impegno previsto si possono creare planning di lavoro settimanali, sfruttando al meglio la risorsa senza tempi morte e sprechi, riducendo anche il numero di vetture necessario a fronte di un utilizzo maggiormente efficiente delle medesime.
Senza un sistema gestionale le grandi aziende non hanno possibilità di controllare che il parco auto aziendale sia effettivamente impegnato e si trovano spesso a dover sostenere ingiustificati costi aggiuntivi legati al rimborso kilometrico per utilizzo auto propria del dipendente.
Tale comportamento anomalo, cresce nella misura in cui la Policy Aziendale è carente in merito a questi temi e sopratutto non viene rispettata dal personale.
Anche a fronte di un controllo fiscale, l’azienda deve rispondere per utilizzo del bene in modo anomalo infatti, scaricando costi non corretti e non attinenti all’attività si possono ricevere delle sanzioni. Mentre poter dimostrare la correttezza delle attività, può essere determinante per confutare eventuali contestazioni dell’ufficio delle entrate o della Guardia di Finanza.
Talvolta l’utilizzatore aziendale, minimizza la rischiosità dei comportamenti scorretti (mancato rispetto della policy, utilizzo auto per scopi privati e non autorizzati) non pensando alle conseguenze e alle possibili sanzioni disciplinari, mettendosi in una posizione di forte rischio in rapporto al vantaggio ricavato.
Concludendo consiglio alle aziende che si trovano in questa condizione:
- di redigere un capitolato delle proprie necessità gestionali in rapporto alle direttive aziendali;
- di procedere con un’indagine di mercato tra le aziende che producono software e sistemi di gestione per il controllo flotte, al fine di scegliere il fornitore più idoneo alle esigenze;
- di redigere o integrare la Policy Aziendale.
Realizzato tutto ciò, non resta che comunicare a tutto il personale i dettagli e le istruzioni per l’utilizzo del parco auto e l’obbligo di rispettare quanto determinato nelle direttive aziendali, senza deroghe di comodo.
Se necessiti di supporto o vuoi maggiori informazioni per come gestire la flotta aziendale in modo efficiente e sicuro, scrivi a info@travelforbusiness.it
