Alexia Perego, una lunga e importante esperienza come Assistente di Direzione e oggi Executive & Administrative Assistant di una delle società leader nei prototipi e engineering services dell’industria automotive.
Alexia ci racconta come il suo ruolo sia fondamentale per la gestione dei viaggi dei manager della sua azienda, le sue sfide e i successi per rendere ogni viaggio di lavoro il più profittevole possibile.
In qualità di assistente di direzione, quali sono le cose che consideri per preparare il tuo responsabile ad un nuovo viaggio di lavoro e aiutarlo ad essere più produttivo ed efficiente possibile?
Nel momento in cui si presenta l’esigenza di una trasferta, cerco di fare un mini briefing con il dirigente; da un lato facendomi dare informazioni su quali sono le sue necessità e preferenze dal altro istruendolo anche sulla collaborazione che deve dare (anche in base alle policy aziendali). Un lavoro meticoloso ma che assicura che il manager possa svolgere una trasferta senza intoppi e avere informazioni precise su come viaggiare meglio.
Per pianificare un viaggio di successo, quali sono gli aspetti più importanti che valuti?
In primo luogo la modalità di viaggio: cerco di organizzare voli, treni, trasferimenti vari in modo che possa giungere a destinazione nel minor tempo possibile tenendo alta la qualità del viaggio. Poi strutture ricettive e trasferimenti vari.
Qual è stata la sfida più interessante che hai affrontato nell’organizzare un viaggio di lavoro?
Mi è capitato di organizzare viaggi di lavoro in tutto il mondo, ma le sfide più interessanti si hanno sicuramente quando si va ad organizzare un meeting ad alto livello in paesi con scarsi servizi o dove ci sono maggiori difficoltà con trasferimenti interni come Brasile, Cina, India.
E qual è stato il momento più difficile che hai dovuto sostenere?
Ricordo un episodio in cui durante una trasferta in India due dirigenti che seguivo si persero durante un trasferimento da Mumbai ad una piccola cittadina dove si doveva tenere il meeting col cliente. Dovetti coordinare il loro recupero!
5 cose essenziali che consideri quando organizzi una trasferta di lavoro
Velocità dei trasferimenti, comfort, organizzazione dei meeting coi clienti, verifica dei mezzi informatici presenti nel luogo di trasferta; mi assicuro che venga eseguita la raccolta di tutti i giustificativi delle spese perché anche questo aspetto è fondamentale per la gestione completa di un viaggio.
Secondo la tua esperienza, quali sono le esigenze più difficili da soddisfare quando organizzi un viaggio?
Minimizzare le ore di viaggio, tener conto delle preferenze di hotel, compagnie aeree ecc…Bisogna sempre personalizzare la trasferta ed è questo il valore reale di una Manager Assistant.
Qual è la fonte di informazioni che ritieni più affidabile per organizzare un viaggio?
Web ma anche contatti sul posto. Raccogliere informazioni di carattere generale, di cultura e modalità e comunicazione interculturale.
Come ti prepari per anticipare le richieste e le esigenze che ti vengono espresse?
Di solito, per essere meglio organizzata, ho dei file in cui salvo le preferenze dei vari responsabili e i dettagli utili delle trasferte. Vengono aggiornati costantemente e diventano uno strumento indispensabile per il mio lavoro.
Quanto utilizzi la tecnologia per organizzare una trasferta di lavoro?
Molto. Quasi tutte le prenotazioni avvengono via Web. Conoscenza e capacità di organizzazione sono quindi utile per districarsi nel complicato mondo “virtuale” e devi sapere come e cosa cercare per offrire un servizio adeguato al tuo cliente interno.
Quindi, quali sono gli strumenti a cui ti affidi e che consiglieresti?
Soprattutto, come detto prima, il web. Ma anche le agenzie viaggi sono un partner importante. Le esigenze possono essere molto diverse: ristoranti, prenotazioni di sale meeting, upgrade, cambio data, orario e lounge in aeroporto. …E avere un supporto a 360° è sempre utile.
Qual è stata la richiesta più curiosa che ti è stata fatta nell’organizzare un viaggio di lavoro?
Ho avuto la fortuna di lavorare con responsabili diligenti che erano spesso in trasferta e la richiesta più “strana” è stata quella di trovare un locale per passare una serata.
Quanto pensi sia importante il tuo ruolo in azienda per rendere un viaggio più produttivo e nel contempo consentire all’azienda di risparmiare sui costi di trasferta?
Molto importante. L’azienda affida totalmente alle assistenti il controllo sulle spese relative alle trasferte. Un ruolo di responsabilità che non si limita però ai soli costi ma anche alla capacità di essere per il manager un punto di riferimento per ogni necessità in viaggio.
Quali sono i momenti del viaggio che ritieni essere più critici? E dove devi essere pronta ad intervenire?
Sicuramente i trasferimenti dagli aeroporti o luoghi di arrivo ai posti dove sono fissati i meeting e gli spostamenti in generale.
Qual è il miglior consiglio di viaggio che hai ricevuto?
Mangia il cibo del posto per risparmiare,
E il peggiore?
Prendi i voli con scalo!
3 cose che non bisogna mai lasciare a casa quando si viaggia.
Guida del posto, oggetti essenziali e spirito di adattamento.
Questa volta viaggi tu! Quale sarebbe il tuo compagno di viaggio ideale?
Una persona che non ha paura di conoscere posti nuovi e culture diverse e molto molto adattabile.
