Come affrontare l’imprevisto di un bagaglio smarrito e come ottenere il risarcimento dalla compagnia aerea
Perdere un bagaglio è una situazione stressante. Uno degli incubi peggiori per chi viaggia è perdere il bagaglio. L’idea di trovarsi da soli di fronte al nastro trasportatore che continua a girare a vuoto è davvero spaventoso. Ai Travel Manager aziendali è sicuramente successo di dover gestire un imprevisto di questo tipo con dei colleghi fuori città. Con una buona organizzazione e le informazioni giuste è possibile affrontare anche questa evenienza senza troppi drammi. Ecco quindi una guida su cosa fare in caso di bagaglio smarrito.
Il primo passo per affrontare la situazione è in realtà la prevenzione. Prima di lasciare il bagaglio per la stiva, controlla sempre che le etichette siano ben applicate, evita di mettere oggetti di valore in stiva e assicurati che tutti conoscano l’importanza del codice PIR. Perché alla fine, ogni viaggio, anche con qualche intoppo, può essere un’esperienza positiva.
Che fine fanno i bagagli smarriti in aeroporto?
Ti sei mai chiesto dove finiscano le valigie che non arrivano a destinazione? Gli aeroporti sono come enormi macchine che macinano numeri impressionanti: milioni di bagagli transitano ogni anno, e quando qualcosa va storto, inizia un complicato viaggio parallelo per quella povera valigia. Molti bagagli entro pochi giorni tornano a casa, ma in altri casi le valigie intraprendono un viaggio davvero avventuroso. I bagagli smarriti vengono di solito trattenuti nell’aeroporto di arrivo o inviati in centri dedicati al recupero. Se il tag del bagaglio è leggibile, il sistema tenterà automaticamente di abbinarlo alla destinazione corretta. Affinché questo processo avvenga, è importantissimo che l’etichetta sul bagaglio sia ben leggibile. Ma attenzione: basta un errore nella scansione o un’etichetta danneggiata per far deviare il bagaglio in un limbo tra depositi e magazzini.
Se risalire al proprietario del bagaglio diventa impossibile, dopo un periodo che varia da compagnia a compagnia (di solito tra i 21 e i 90 giorni), il bagaglio viene considerato ufficialmente perso. A quel punto, il suo contenuto potrebbe essere donato, venduto all’asta o smaltito, a seconda delle politiche dell’aeroporto o della compagnia aerea. Insomma, il viaggio del tuo bagaglio non finisce mai davvero.
Cosa fare se il bagaglio non arriva?
Hai appena accompagnato un collega in trasferta, il volo è atterrato e il tuo telefono squilla con una pessima notizia: il bagaglio non è arrivato. Panico? No, resta calmo e lucido e segui questi passaggi.
- Vai subito all’ufficio bagagli smarriti che si trova solitamente vicino ai nastri trasportatori. Qui potrai segnalare l’accaduto e iniziare il processo per recuperare il tuo bagaglio.
- Compila il modulo PIR (Property Irregularity Report). All’ufficio ti verrà chiesto di compilare il Property Irregularity Report (PIR). Questo modulo è essenziale e riporta tutti i dettagli del tuo volo, una descrizione del bagaglio e i tuoi contatti. Richiedine una copia e conservala con cura.
- Contatta la compagnia aerea. Oltre a compilare il PIR, è utile mettersi in contatto direttamente con la compagnia aerea per illustrare la situazione e richiedere le indicazioni su cosa fare. Questo passaggio può velocizzare la ricerca del bagaglio.
- Usa le app di tracciamento delle compagnie aeree. Molte compagnie aeree mettono a disposizione app per monitorare in tempo reale lo stato del tuo bagaglio. Se la tua compagnia offre questo servizio, accedi subito e verifica se la valigia è stata localizzata. Anche dopo la segnalazione, controlla regolarmente l’app e, se necessario, contatta la compagnia per ottenere aggiornamenti.
- Tieni tutte le ricevute delle spese necessarie. Se, a causa del ritardo o della perdita del bagaglio, sei costretto ad acquistare beni di prima necessità, conserva tutte le ricevute. Potrebbero servirti per richiedere un rimborso alla compagnia aerea.
- Conosci i tuoi diritti. Informati sui tuoi diritti come passeggero. A seconda della normativa vigente nel paese e delle politiche della compagnia aerea, potresti avere diritto a un risarcimento per il disagio o al rimborso delle spese sostenute.
Cos’è il codice PIR?
Il PIR, o Property Irregularity Report, è il documento che rappresenta la tua assicurazione contro lo smarrimento del bagaglio. Quando segnali un bagaglio smarrito, questo modulo viene compilato al banco dei bagagli dell’aeroporto, e include tutte le informazioni utili per rintracciare la valigia. Inoltre il PIR contiene un codice univoco che identifica il tuo caso. Questo codice è fondamentale, perché è l’unico modo per monitorare lo stato della ricerca attraverso i sistemi della compagnia aerea. Senza di esso, rischi di perdere il filo del tuo reclamo. Perciò assicurati di conservare il PIR in un luogo sicuro (anche una foto sul telefono va benissimo) e condividi il codice con la persona che viaggia, se non sei tu direttamente a seguire il caso.
Come ottenere il rimborso del bagaglio smarrito?
Purtroppo, non tutti i bagagli vengono ritrovati. Hai diritto a un rimborso se il bagaglio smarrito non è stato ritrovato entro 21 giorni dalla denuncia (ma anche se venisse riconsegnato dopo questo termine continua ad essere considerato smarrito). Le compagnie aeree seguono spesso le regole stabilite dalla Convenzione di Montreal, che stabilisce un limite massimo di rimborso basato sul valore dichiarato e sul peso del bagaglio. Tuttavia, alcuni vettori offrono polizze più generose, quindi vale sempre la pena leggere i termini e le condizioni.
Per richiedere il risarcimento per lo smarrimento del bagaglio e ottenere il rimborso delle spese sostenute, è fondamentale avere a portata di mano tutta la documentazione necessaria. Ecco cosa serve:
- Codice PIR (Property Irregularity Report) assegnato dall’ufficio oggetti smarriti in aeroporto al momento della denuncia. Senza di esso, non puoi avviare la procedura di richiesta. Assicurati di ottenerlo prima di lasciare l’aeroporto.
- Biglietto aereo (va bene anche l’e-mail di conferma ricevuta dalla compagnia aerea);
- Carta d’imbarco per dimostrare che eri effettivamente su quel volo;
- Talloncino del bagaglio consegnato al momento del check-in;
- Lista del contenuto del bagaglio: Una descrizione accurata degli oggetti presenti nella valigia, indispensabile per quantificare il risarcimento.
- Scontrini delle spese sostenute relative all’acquisto di abbigliamento o beni di prima necessità che hai dovuto comprare per sostituire gli effetti personali contenuti nel bagaglio smarrito.
Passati in rassegna tutti i documenti, puoi procedere a contattare la compagnia aerea e presentare una richiesta ufficiale:
- Invia una comunicazione ufficiale via PEC o una raccomandata con ricevuta di ritorno. Questo garantisce una prova della data di invio e ti tutela nel caso di mancata risposta;
- Aspetta la risposta della compagnia che deve fornire una soluzione. Se questa è inadeguata o se non risponde, hai diritto a intraprendere ulteriori azioni;
- Valuta l’assistenza legale. Nel caso in cui il reclamo non venisse accolto o il risarcimento proposto non soddisfacesse le tue aspettative, puoi rivolgerti a esperti nel settore per far valere i tuoi diritti.
Quanto rimborsano per un bagaglio smarrito?
La cifra varia, ma c’è un limite massimo stabilito dalla legge. Secondo la Convenzione di Montreal, il risarcimento per un bagaglio smarrito può arrivare fino a 1.400 euro, calcolati in base al valore dichiarato e al peso della valigia. Tuttavia, in base alla compagnia aerea la cifra potrebbe un po’ variare. Inoltre, se hai sottoscritto un’assicurazione prima di partire, la polizza potrebbe garantirti una copertura aggiuntiva.
E per le spese immediate? Molte compagnie aeree offrono un rimborso per gli acquisti essenziali effettuati durante il periodo in cui il bagaglio è mancante. Questo include vestiti, articoli da toeletta e altri oggetti necessari. Assicurati di conservare tutte le ricevute: saranno la tua prova per ottenere il rimborso.
Ricorda che ogni compagnia ha le sue regole, quindi leggi attentamente le condizioni di trasporto e le politiche di rimborso. E se il processo ti sembra troppo complicato, considera di rivolgerti a un servizio di assistenza specializzato o a un’assicurazione di viaggio.
Come evitare di perdere il bagaglio?
Talvolta bastano delle accortezze prima di decollare per evitare di incorrere in un bagaglio smarrito. Ecco alcuni consigli pratici:
- Scrivi chiaramente i tuoi dati personali, come nome, numero di telefono e indirizzo email, sia all’interno che all’esterno della valigia. In questo modo, sarà più semplice rintracciarla se finisce nel posto sbagliato.
- Prima di partire, annota ciò che hai messo in valigia. Questa lista si rivelerà utile se dovessi segnalare lo smarrimento, aiutandoti a ricordare esattamente cosa conteneva e a quantificarne il valore.
- Usa dispositivi di localizzazione come tracker GPS per bagagli da inserire nella tua valigia. Oggi molte compagnie aeree permettono di attivare AirTag di Apple. In questo modo potrai monitorare la sua posizione direttamente dal tuo smartphone, aggiungendo un livello extra di sicurezza.
- Personalizza la tua valigia scegliendone una con un design particolare o aggiungi un particolare che la distingua facilmente . Questo riduce il rischio che qualcun altro lo prenda per sbaglio.
- Evita di trasportare oggetti di valore. È sempre meglio tenere con te, nel bagaglio a mano, articoli preziosi come gioielli, elettronica o documenti importanti. In caso di smarrimento del bagaglio registrato, questi saranno al sicuro.
- Assicurati che l’etichetta sia chiara e in ottime condizioni. Quando consegni la valigia al check-in, controlla attentamente che la destinazione sulla ricevuta corrisponda a quella del tuo volo. Un errore qui potrebbe causare complicazioni non indifferenti.
- Metti l’essenziale nel bagaglio a mano per poter affrontare le prime ore senza la valigia spedita: cambi di biancheria, farmaci e articoli indispensabili.
- Stipula un’assicurazione di viaggio che copra eventuali problemi con il bagaglio.
Regole per bagaglio a mano in base alle compagnie aeree. Di norma le compagnie low cost accettano un solo bagaglio a mano e apportano continuamente variazioni a peso, dimensioni, condizioni d’imbarco nei loro regolamenti.
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Photo credit: Craig Adderlay
