Viaggi d’affari local o global? Che cosa cambia quando si decide di implementare un accordo globale di travel management

L’ultima parte della mia carriera in Unicredit l’ho trascorsa come responsabile globale per il Business Travel, l’esperienza maturata in questa categoria mi ha portato ad interagire in un contesto internazionale, date le dimensioni dei volumi, la ricerca di sinergie d’acquisto a livello globale era di fatto un must.

La scelta del mercato di approvvigionamento di beni e servizi segue la natura globale o locale della categoria merceologica che ci si appresta a trattare.

Nel caso dei viaggi d’affari, però, questa regola si applica al contrario ed è fondamentale comprenderne i motivi ed i presupposti.

Se consideriamo l’acquisto di computer, da assegnare a tutti i dipendenti dei diversi paesi, l’approccio globale prevede che vengano individuate le caratteristiche del prodotto, per eventualmente lanciare una gara alla quale invitare i diversi produttori ovunque essi siano collocati. Il fornitore che risulterà vincitore provvederà quindi a distribuire il prodotto nei diversi paesi. Lo stesso dicasi se l’oggetto è un arredo piuttosto che una risma di carta. Quindi il fornitore distribuisce il prodotto alla rete dell’azienda che ha bandito la gara.

Per quanto concerne il business travel, invece, è la rete che si approvvigiona del servizio in quell’unico posto in cui insiste il fornitore individuato. Pensiamo ad una camera di albergo, l’hotel è situato, per esempio a Roma, e sono i viaggiatori dell’azienda che accedono alle camere, sia che essi siano tedeschi, italiani, russi o di qualsivoglia altro paese. Lo stesso dicasi per i trasferimenti, aerei, ferroviari o di noleggio auto.

In sostanza, il servizio relativo al travel è erogato localmente ma assume una caratteristica globale in virtù della dimensione aziendale e degli accordi che si intendono sviluppare a seconda di quanti paesi potranno beneficiare dell’accordo globale a seconda di quanti paesi potranno beneficiare dell’accordo globale.

Viaggiatore d’affari local o global?
Cosa cambia quando si decide di implementare un accordo di business travel a livello globale

Chiarita la sottile differenza esposta in precedenza, possiamo capire meglio il senso dell’approccio globale ai viaggi d’affari considerando la dimensione aziendale.
L’azienda per cui ho coperto il ruolo di Global è presente in oltre 20 paesi efficientati, i viaggiatori hanno la necessità di “girare” nei diversi paesi, il primo degli accordi da implementare a livello globale è quello relativo all’hotellerie.

Come potremo vedere meglio più avanti, l’obiettivo principale di un accordo globale è quello di portare all’azienda un vantaggio in termini di miglior tariffa ottenibile in funzione del maggior numero di notti che, presso la stessa struttura alberghiera, è possibile realizzare.
In assenza di un accordo globale rimarrebbe solo quello locale che si baserebbe solo sul traffico interno, risultato: ogni paese avrebbe una tariffa diversa dipendente dal traffico generato dal proprio paese di appartenenza.

Condizioni economiche a parte, ci sarebbe poi una differenza in termini qualitativi, generata dalla mancanza di un governo centrale che stabilisca le linee guida e la travel policy globale.
Vedremo poi in dettaglio come si gestiscono globalmente le diverse attività che ruotano intorno ai viaggi d’affari.

La fase preliminare: quando e perché valutare una gestione globale dei viaggi d’affari

Uno dei principali fattori di negoziazione è quello del volume, il mondo del business travel non fa eccezione, ecco perché una società multinazionale non può prescindere da una gestione dei viaggi di affari a livello globale.

È opportuno soffermarsi un attimo sul vocabolo “GLOBAL”.

La lingua italiana definisce, in questo aggettivo, il concetto di inserimento nelle logiche di globalizzazione dell’economia, della cultura ecc., ma come si applica questo concetto alla gestione del business travel è cosa un po’ più complessa.

“Global” prima di tutto è un modo di pensare legato ad uno stile di comportamento “Local”.

Il travel manager globale deve saper riconoscere le opportunità e saperle condividere.

Valutiamo questa matrice:

In buona sostanza ci dice che le principali attività che compongono il mercato dei viaggi di affari di fatto sono locali, ovvero devono essere gestite nel paese in cui operano.

Tuttavia, in un’ottica di ottimizzazione della spesa per viaggi di affari, dato che a parte gli autonoleggi solo le agenzie viaggio e le compagnie aeree in pratica non sono globali (su questo punto ci si potrà ritornare per le possibili diverse opinioni), il travel manager globale può gestire tutta la spesa in ottica globale e portare alla sua azienda le sinergie che tale gestione consente, rispetto ad una gestione esclusivamente locale. Questo è stato il compito che ho svolto nel mio ruolo.

A questo punto è opportuno fare un esempio pratico.

Poniamo di avere una società che ha sedi e/o filiali in diversi paesi e sviluppa un traffico di notti verso destinazioni diverse come segue:

Questo semplice specchietto dovrebbe rendere l’idea circa l’opportunità di gestire i viaggi di questa azienda a livello globale piuttosto che locale: infatti, il travel manager spagnolo che dovesse negoziare una tariffa sulla piazza di Roma non avrebbe alcun potere negoziale, o quanto meno sensibilmente inferiore, a quello del travel manager globale (nell’esempio 10 contro 860).

Il presupposto principale della gestione Global è che tutti i viaggiatori dei diversi paesi possano avere gli stessi vantaggi.

In ottica locale, il viaggiatore spagnolo si troverebbe a pagare una tariffa molto più alta rispetto a quello italiano ed a quello austriaco e questi ultimi avrebbero un ulteriore vantaggio da una tariffa negoziata a livello Global.

Nella prossima puntata vi parlerò di “Come Gestire una gara internazionale per il travel management. Rischi e opportunità. Su cosa concentrarsi e perché”. Continua a seguirmi!