Nella splendida cornice di Villa Fernaroli di Rezzato, in provincia di Brescia, si è svolto lo scorso 15 e 16 giugno ’18 l’evento Adaci Negotiorum Fucina, un appuntamento di confronto unico in Italia, dove oltre 400 professionisti del Procurement e della Supply Chain si sono incontrati per condividere e discutere contenuti e best practices delle realtà nazionali e internazionali.
Quest’anno l’evento aveva due importanti primati: la celebrazione dei 50 anni di ADACI e la realizzazione, per la prima volta, della tavola rotonda sul business travel, affidata a Travel for business, la prima community dedicata ai viaggiatori d’affari e alla formazione e consulenza nel travel management.
Si è trattato di un’occasione importante, che ha permesso di condividere e delineare con 25 professionisti del settore, Travel Manager, Operatori dell’industry, Direttori Acquisti e Consulenti in business travel i nuovi orizzonti del travel management e la professione del Travel e Mobility Manager in continua evoluzione.
Un dibattito animato e sapientemente moderato dall’ ingegnere Guido Savio, consulente e formatore di Travel for business specializzato in processi aziendali, che ha toccato nell’arco di una giornata diversi punti e fatto in modo che i singoli partecipanti contribuissero ognuno per il proprio sapere e la propria esperienza.
L’obiettivo della tavola rotonda era, appunto, quello di fornire una visione più precisa delle problematiche d’acquisto e gestione dei servizi di business travel e delle opportunità che caratterizzano questo periodo di forte cambiamento che impatta anche il settore dei viaggi di lavoro aziendali.
Chairman della Tavola Rotonda la Dottoressa Laura Echino (Presidente ADACI Sez. Piemonte/Valle d’Aosta)
Si è partiti dalla ricerca presentata da HRS “L’outsourcing del travel Procurement”, per dare avvio ad un tema che si è rivelato vastissimo e che ha portato tutti gli attori presenti a considerare l’argomento in modo trasversale.
È stata anche l’occasione della presentazione alla platea dei Travel Manager del primo libro in Italia sul Business Travel Management che raccoglie esperienze, ricerche e documentazioni sui temi e sulle sue prospettive.
Un ebook pensato per accompagnare i Travel Manager nell’approfondimento delle dinamiche di settore. Scritto da Rosemarie Caglia, CEO di Travel for business e consulente senior con alle spalle vent’anni di esperienza maturati in prima linea in aziende top player di settore, con la collaborazione di Davide Rosi ,Managing Director BCD Travel Italia, e Ivano Gallino, partner di Travel for business. (l’ebook Business Travel Management, quale futuro per i viaggi d’affari? è gratuito per la community di Travel for business ed è possibile leggerlo seguendo le istruzioni del seguente link. Clicca qui
I 12 hashtag per definire l’evoluzione del Business Travel Management
Dodici le parole chiave, declinate in hashtag, che hanno sintetizzato il lavoro della giornata.
#BUSINESSTRAVELISBUSINESS
#FAREEMERGEREVALOREAGGIUNTO
#TRAVELMANAGEMENTCULTURA
#PROCESSOEND2END&KPI
#TRAVELMANAGERINNETWORK
#EVOLUZIONECAMBIAMENTOTRAVEL
#TRAVELMANAGERCOMEMEDIATORE
#TRAVELPOLICYE’COMUNICAZIONE
#INEEDDATABUTONLYTHEDATAINEED
#SICUREZZAISKEYTRAVELLERISKEY
#TECNOLOGYISKEYWITHINASTRATEGY
#OUTSOURCINGCANBEANOPTION
Vediamoli un po’ più in dettaglio insieme:
#BUSINESSTRAVELISBUSINESS
Business Travel is business
C’è un reale business sottostante che le aziende stanno iniziando a stimare e che, a livello acquisti, deve essere valutato nella giusta dimensione. Non è un acquisto di prodotto, ma è un acquisto di servizi che implica anche la soddisfazione dei viaggiatori. Un servizio con caratteristiche molto peculiari che impatta direttamente sul rendere profittevole, o maggiormente profittevole il business delle aziende
#FAREEMERGEREVALOREAGGIUNTO
Far emergere il valore aggiunto del business travel
Non si tratta di analizzare solo i costi e per di più nel modo tradizionale, ma anche altri elementi vanno messi nella giusta evidenza, conosciuti e misurati. Solo così si può parlare di approccio corretto alla gestione del Travel Management e di massimizzare il valore del viaggio per l’azienda. Ad esempio, quanto tempo si risparmia nell’organizzazione di una trasferta oppure come si mette in relazione il processo con la soddisfazione del viaggiatore e i relativi aspetti di sicurezza. Che valore hanno e come si possono analizzare i feedback dai viaggiatori nel conseguimento degli obiettivi aziendali e dell’area risorse umane?
#TRAVELMANAGEMENTCULTURA
Travel Management è cultura
Manca ancora una cultura trasversale di travel management, per cui anche i vari operatori del settore- sebbene gli sforzi non siano ancora soddisfacenti- si stanno adoperando per una diffusione e consapevolezza in tal senso.
Noi di Travel for business abbiamo fatto della cultura nel travel management la nostra mission, con l’organizzazione di corsi e percorsi di formazione costanti rivolti a nuovi corporate travel manager e Travel & Mobility Manager. Affianchiamo le aziende anche con attività di consulenza per affrontare con successo il cambiamento e la gestione di un nuovo modo di gestire le trasferte aziendali, una delle voci di costo più importanti in tutti i bilanci aziendali.
Consci che sarà un processo che avrà i suoi tempi, tutti i partecipanti hanno condiviso l’importanza di dare un’accelerata ad un nuovo modo di gestire i viaggi, considerando i diversi e molteplici aspetti che sono emersi durante la discussione. Il viaggio della trasformazione è iniziato.
#PROCESSOEND2END&KPI
Processo end to end e KPI
Il business travel è un processo aziendale importante, le cui implicazioni vanno considerate nella loro estensione e che va negoziato con i vari clienti interni all’azienda ed esterni all’azienda. Inoltre, è un processo che va disegnato, realizzato, monitorato e fatto evolvere in una logica di miglioramento continuo attraverso la definizione di KPI (Key Performance Indicator) e SLA (Service Level Agreement). Anche su questo punto si è discusso di un cambiamento culturale, di come il Travel Manager debba strutturare il processo di travel management da un punto di vista metodologico.
#TRAVELMANAGERINNETWORK
Travel Manager in Network
Più volte è emerso come Il travel manager abbia necessità di collaborare attivamente con le altre aree aziendali, ma anche come le altre funzioni aziendali debbano iniziare a collaborare con il travel manager per trovare il giusto equilibrio tra costi, soddisfazione e sicurezza nei viaggi di lavoro. È emerso, anche, il tema della tutela e della gestione del rischio del viaggiatore finale e di come un approccio integrato e programmatico possa risultare di successo. Infine, si è anche discusso dell’importanza di comprendere meglio le esigenze dei business travellers e come queste debbano essere parte degli elementi di scelta e di organizzazione di una trasferta di lavoro e di un ottimo programma di gestione di travel management. Lavorare, negoziare in un contesto collaborativo o almeno ove siano chiari gli obiettivi che ciascuna funzione aziendale deve perseguire porta a massimizzare il successo aziendale in senso lato.
#EVOLUZIONECAMBIAMENTOTRAVEL
Evoluzione e cambiamento nel business travel
Tutti hanno asserito che viviamo un momento di estremo cambiamento e di cambiamento molto veloce. Nuovi operatori che si affacciano sul mercato e che lo condizionano fortemente, nuove dinamiche di acquisto, di negoziazione, e di gestione: non si capisce più quali soggetti devono vendere i servizi e chi li deve erogare od acquistare… ma anche il come acquistare e come vendere sta cambiando fortemente.
Una fotografia del momento molto interessante che rispecchia questa evoluzione del settore, che va sempre più governata e gestita da figure professionali capaci e motivate. Anche in questo senso la formazione al travel manager può aiutare a fare cultura sul mercato.
#TRAVELMANAGERCOMEMEDIATORE
Il Travel Manager come mediatore
Il Travel Manager è sempre più un mediatore poiché si trova a muoversi all’interno dell’azienda per conciliare le esigenze e preferenze più disparate del viaggiatore finale con molte altre esigenze fino a quelle specifiche del CFO per le strategie di costo e di budget, o a quelle del CEO per l’immagine aziendale e la sua percezione nel mondo professionale o, laddove esista del Risk Manager o del Direttore Qualità. Inoltre, ruolo sempre più strategico, deve mediare a livello di negoziazione interna con il mondo degli acquisti. Un vero e proprio business partner, insomma.
#TRAVELPOLICYE’COMUNICAZIONE
Travel policy è comunicazione
Si è discusso molto di come la travel policy, elemento importante del business travel, non debba essere un insieme di regole fine a se stesse, che a volte irrigidiscono e non portano nessun vantaggio o beneficio per l’azienda, ma debba invece essere la modalità attraverso cui l’azienda indirizza le politiche di viaggio facendo conoscere ad un settore particolare di propri dipendenti o dirigenti, i viaggiatori, il proprio approccio e la propria posizione: una parte della identità e della cultura aziendale che va fatta conoscere anche attraverso questo momento lavorativo.
#INEEDDATABUTONLYTHEDATAINEED
I need data but only the data I need
C’è sempre più bisogno di dati in questo settore, ma poi tra la marea di dati c’è solo bisogno dei dati di cui si ha veramente bisogno. Si parte dai big data, come asset aziendale sempre più di primaria importanza, e bisogna poi tradurre la mole dei dati in azioni e decisioni.
In sintesi: non servono tanti dati, tanto meno così disparati e così disorganizzati come avviene purtroppo ancora oggi, ma servono solo i dati per gestire il processo di travel management. La quantità dei dati dipende dalle esigenze aziendali. La qualità deve essere invece sempre massima così come i processi che i dati li generano. Quindi: attenzione ai dati, che possono essere i big data, o i meno big data, generati in maniera efficiente, ma sempre attraverso un approccio pragmatico finalizzato ad un utilizzo efficace .
#SICUREZZAISKEYTRAVELLERISKEY
La Sicurezza is Key e il Traveller is Key
Come già precedentemente accennato, il tema della Sicurezza (Travel Risk) è sorto più volte e sotto tantissimi punti di vista: sicurezza del viaggio nei confronti dell’azienda, sicurezza del viaggiatore come persona fisica, sicurezza, ad esempio, degli alberghi in cui i viaggiatori risiedono e di capacità di accogliere in sicurezza gli ospiti viaggiatori d’affari. Un tema che in Italia stenta ancora a decollare e ad affermarsi nonostante sia un elemento di crescente attualità, e di importanza primaria per la sicurezza e la vita stessa delle persone che viaggiano per conto delle aziende.
#TECNOLOGYISKEYWITHINASTRATEGY
Tecnology is key all’interno della strategia di Travel Process Management
La tecnologia fine a se stessa serve a poco se non c’è una strategia aziendale a servizio della quale la tecnologia viene utilizzata. Anche su questo tema tutti concordi sul fatto che la strategia deve esistere prima, così come gli elementi di pianificazione dell’utilizzo della tecnologia (enabling technology); un modo per evitare situazioni di perdita di efficacia e di scomparsa dei benefici attesi, causate magari dall’assenza di un cambiamento culturale all’interno all’azienda.
Quante volte complessi strumenti tecnologici non vengono utilizzati appropriatamente o addirittura generano dati errati (per il contesto di utilizzo) o fuorvianti? La tecnologia senza la strategia ed un corretto processo di travel management è spesso fonte di perdita di credibilità nelle analisi e condiziona decisioni sbagliate.
#OUTSOURCINGCANBEANOPTION
Outsourcing can be an option
Nell’ambito della ristrutturazione del processo di travel management si possono identificare delle aree che possono essere oggetto di outsourcing e di affidamento ad operatori esterni, sempre sulla base di quello che abbiamo detto in precedenza: definizione di processi, definizione di kpi, di SLA ecc.… che consentano di dare fuori dall’azienda le attività ma di mantenerne il controllo.
Non è uno spogliarsi di responsabilità ma anzi, un riappropriarsi di responsabilità più strategiche del travel management a fronte della delega all’estero di particolari attività operative.
Un tema, quest’ultimo, che apre la frontiera a nuovi modelli gestionali e contrattuali nei Travel Program e che farà emergere a breve nuovi attori, anche più “dinamici” che potranno affermarsi velocemente.
Continuate a seguirci per i prossimi appuntamenti sul business trave management!
